grsail.com

Raporty Biznes

Raporty Biznes

W miarę rozwoju firmy, pisanie oficjalnych raportów biznesowych jest nieuniknione. Raporty te są czymś więcej niż liczb i faktów. Są to twarz Twojej firmy i musi być profesjonalny i dobrze napisany, aby pozostawić jak najlepsze wrażenie. Niezależnie od treści lub publiczności, jest podstawową metodą można wykonać, aby utworzyć raport.

Kroków do Tworzenie raportu firmy

Udane raporty wymagają planowania, tak, że można przekazać informacje wyraźnie. Jeśli firma ma poprzednich raportów biznesowych na temat pliku, który uważali za sukces, opisz je, aby zorientować się, co może być szukasz.

Ustal cel i Odbiorcy Raportu

Pierwszym krokiem jest ustalenie, dlaczego piszesz raport. Czy ten raport dla zarządu spółki? Czy to dla akcjonariuszy? Zrozumienie przyczyny raportu pozwala wybrać informacje niezbędne do grupy docelowej.

Twój styl pisania również należy szanować publiczność również. Poziom wykształcenia na piśmie powinny odpowiadać tym, którzy będą czytać raport. Pracownicy nie mogą potrzebować wszystkich danych, które kierownictwo firmy może potrzebować. Organizacja zewnątrz nie może mieć dostęp do informacji uznanych sklasyfikowane przez Państwa firmę. Raport może być zamiar kilku odbiorców na raz; być może trzeba będzie uwzględnić obawy każdej grupy do jednego, a może napisać więcej niż jedną wersję skupić się na każdej publiczności.

Badania i organizowanie

Zbierz wszystkie dane, które zostaną pokryte w raporcie. Może to obejmować kilka rzeczy:

  • Raporty sprzedaży
  • Projekcje
  • Obecność Sprawozdania
  • Wydatki
  • Sprawozdania finansowe
  • Statystyki produkcyjne

Może się okazać, że trzeba zebrać dodatkowe dane, wywiady, lub informacji o konkurencji dla pełniejszego widzenia. Kolejnym punktem do zapamiętania jest to, że trzeba będzie wyjaśnić, metody i procedury, które używane do zbierania danych. To dodaje wiarygodności ustaleń i pozwala czytelnikom umieścić wiarę w informacji.

Czy analiza

W tym momencie trzeba podjąć dane masz i sens tego wszystkiego. Już ustala swoje powody pisania raportu - teraz należy podjąć dane i spróbuj je rozwiązać. Interpretacji danych, zrozumieć, co te dane oznaczają, i jak może to być przydatne dla czytelników. Jakie pytania nie dane odpowiedzieć?

Analiza jest kluczową częścią raportu biznesowego; powinieneś być w stanie zaoferować wnioski i zalecenia za pomocą tej analizy. Na przykład, w przypadku rozbudowy, co chcesz, aby ocenić koszty rozbudowy i, jak można by się spodziewać znacznie dochody. Będzie też spojrzeć na przyczyny ekspansji wzrostu popytu jak i długoterminowych celów dla firmy.

Dla łatwiejszego czytania, również mogą mieć do wykresów, tabel lub wykresów dla danych i analizy. To daje czytelnikom numerów lub wypunktowania w niewielkiej formie; może również pomóc, jeśli masz do prezentacji slajdów z raportu.

Sformatować raport

Po wykonaniu badania i analizy danych, następnym krokiem jest formatowanie raportu. Większość raportów biznesowych zawierają szczegółowe działy; można opracować konspekt, który obejmuje dane z każdej z tych części.

  • Streszczenie - To jest podsumowanie kluczowych punktów raport zawierający zalecenia.
  • Wstęp - szczegóły To dlaczego ten raport jest pisany.
  • Wyniki / Dane - to zawiera badawcze, analizy i żadnych tabel i wykresów.
  • Wnioski - Ta sekcja zawiera podsumowanie sekcji ustaleń.
  • Rekomendacje - Jakie są propozycje w oparciu o wyniki i wnioski w raporcie?

Podczas tworzenia konspektu, należy zrobić listę ważnych tematów i podtematów, a następnie uporządkować tematy w logicznej kolejności. Większość raportów najlepiej z organizacji tematy-podtematu, ale jeśli to lepiej pasuje do Twoich danych użyć innego formatu.

Napisz It Down

Korzystanie kontur jako ramy, można następnie napisać brulion raportu przy użyciu różnych informacji, które badane i analizowane. Celem jest, aby swoje myśli i kluczowe punkty na papierze - ta wersja nie musi być doskonały lub sformatowane gramatycznie jeszcze prawidłowo. Możesz edytować dokument później.

Streszczenie może być napisany w zeszłym jako skróconego ogólnego sprawozdania; wielu ludzi czekać, aż papier jest zakończona przed napisaniem tego przeglądu. Streszczenie powinno zawierać:

  • Krótki komunikat o Cel raportu: początek próbka może być: "Nasza firma wygląda rozszerzyć działalność na nowe obszary Ten raport podsumowuje nasze aktualne możliwości i to, co będzie potrzebne, aby przenieść na inne obszary.".
  • Ważne informacje Wstęp: przykładem może być tła informacji: "Firma XYZ sprzedaje produkty i usługi w obszarze tri-state obecnie zatrudnia 300 osób Każdy dodatkowy stan dodany wymagałoby 500.000 dolarów kapitału i 75 dodatkowych pracowników.".
  • Kluczowe wnioski lub danych: Korzystanie z informacji, że zawarte w raporcie, należy podkreślić, że kluczem analizuje czytnik chcesz wiedzieć. Na przykład: "do ekspansji na dodatkowe 2 państw, firma XYZ musiałby zatrudnić 150 nowych pracowników i zbudować dwie nowe fabryki Każda fabryka będzie przewidywana przynieść 750,000 dolarów przychodów w pierwszym roku po zakończeniu.".
  • Kluczowe wnioski: W tej sekcji, należy podsumować to, co ustalenia mówią. Na przykład, ważne byłoby powiedzieć: ". Uzyskanie niezbędnych elementów w miejscu wymagałoby 1 milion dolarów wydatków kapitałowych i 3 miesiące do zakończenia budowy Przewidywane przychody z tej ekspansji w cenie $ 1,5 miliona dolarów."
  • Najważniejsze zalecenia: Dołącz do zaleceń. Co należy zrobić z firmy informacji, które zostały przedstawione w raporcie? Przykładem jest "Firma XYZ powinny planować ekspansję na dwa państwa i przeznaczyć 1.000.000 dolarów dla oczekiwanej budowy."

Streszczenie powinien mieć wystarczająco dużo informacji, gdzie można odczytać zajęty wykonawczej tej części raportu i mieć dobry pomysł na temat samego papieru. W niektórych przypadkach, streszczenie może być wszystko, co jest odczytywane. Idealnie, streszczenie powinno być mniej lub Strona długości.

Typowe problemy

Istnieją pewne ogólne kwestie, których należy unikać podczas pisania sprawozdania z działalności.

  • Pamiętać swój język: Trzymaj język formalny, aby utrzymać przyzwoitość.
  • Gadaninę: Bądź zwięzły. Nie stosować w przypadku dwóch dziesięć słów zrobi.
  • Zbyt dużo żargonu: Nie używaj go, jeśli można tego uniknąć. Jeśli musisz użyć żargonu, a następnie zdefiniować pojęcie pierwszy raz, kiedy go używać.

Upewnij się, że raport jest gładka i że dane, wnioski i zalecenia wszystkie wbudowane w siebie. Czytelnik powinien być w stanie rozumowanie, które pokazuje, jak masz do końcowych punktów.

Sporządzenie sprawozdania Effective

Po zakończeniu pierwszego projektu, jest czas na zmiany. Wszystkie raporty handlowe będą korzystać z korekty. Korekta raportu pomaga napisać skuteczny raport, który osiąga cele organizacji. Nie spiesz się i mieć oko na szczegóły, a możesz napisać skuteczne i profesjonalnych raportów biznesowych.